Der Schreibtisch wird zur Variable

In der Stadtverwaltung Ingolstadt steht ein organisatorischer Umbau an. Die Beschäftigten wurden über die Einführung von Desksharing informiert. Künftig sollen Arbeitsplätze nicht mehr dauerhaft einzelnen Personen zugeordnet sein, sondern flexibel genutzt werden.

Was technisch klingt, markiert eine strukturelle Veränderung im Verwaltungsalltag. In einem Schreiben an die Mitarbeitenden werden konkrete Zielgrößen genannt: Eine Reduzierung der Arbeitsplätze um 20 bis 30 Prozent ermögliche ein Flächeneinsparpotenzial von mindestens zehn Prozent. Bei rund 40.000 Quadratmetern Gesamtfläche entspreche das etwa 4.000 Quadratmetern weniger Bürofläche. Als mögliche jährliche Einsparung werden rund 800.000 Euro genannt.

Flächennutzung als Steuerungsgröße

Die Stadt begründet den Schritt mit dem Ziel, vorhandene Flächen effizienter zu nutzen und eine moderne, flexible Arbeitsumgebung zu schaffen. Weniger Bürofläche bedeute geringere Miet- und Betriebskosten; zugleich sollen finanzielle Spielräume entstehen, um in zeitgemäße Arbeitsbedingungen zu investieren.

Desksharing wird dabei nicht nur als Sparinstrument beschrieben, sondern auch als Organisationsmodell. Vorgesehen sind unterschiedlich gestaltete Arbeitsbereiche – etwa für konzentriertes Arbeiten, Austausch oder kurze Anwesenheiten. Einheitlich ausgestattete Arbeitsplätze sowie zusätzliche Besprechungs- und Multifunktionsflächen werden als Bestandteil des Konzepts genannt. Langfristig könne die Maßnahme dazu beitragen, Verwaltungsstandorte zu reduzieren und Kosten zu stabilisieren.

Datengrundlage für künftige Planung

Ein zentraler Punkt ist die angekündigte Erhebung von Grundlagendaten. Diese sollen in regelmäßigen Abständen erfasst werden und dienen laut Schreiben in erster Linie der internen Kostenverrechnung sowie der Berechnung künftiger Arbeitsplatzbedarfe pro Amt. Das deutet darauf hin, dass Flächennutzung künftig stärker datenbasiert bewertet wird. Wie genau diese Erhebungen ausgestaltet werden, wird in dem Informationsschreiben nicht näher erläutert. Das Amt für Gebäudemanagement soll hierzu auf die Dienststellenleitungen zugehen.

Schrittweise Einführung

Die Verwaltung betont zugleich, dass Desksharing nicht bedeute, es werde pauschal zu wenige Arbeitsplätze geben. Die Anzahl orientiere sich am tatsächlichen Bedarf. Individuelle Anforderungen sollten berücksichtigt werden. Die Umsetzung erfolge schrittweise.

Begleitet wird das Projekt unter dem Leitmotiv „ZAM“ – „Zusammen. Austausch. Miteinander.“ Ziel sei es, neben effizienterer Flächennutzung auch eine Kultur der Zusammenarbeit und Vernetzung zu fördern.

Mehr als eine organisatorische Anpassung

Der feste Arbeitsplatz war in der öffentlichen Verwaltung lange selbstverständlich. Desksharing verändert diese Struktur. Feste Zuordnungen können entfallen, Arbeitsplätze werden situativ genutzt. Ob das Modell die erhofften finanziellen und organisatorischen Effekte erzielt, wird sich in der praktischen Umsetzung zeigen. Klar ist: Mit der Neuregelung wird Bürofläche in Ingolstadt künftig neu bewertet – als Ressource, die gezielt geplant und gesteuert wird. Der Schreibtisch bleibt.
Aber er ist nicht mehr automatisch derselbe.

Transparenzhinweis: Eigene Berichterstattung.