Anfang August hat die neue Stabsstelle „Strategie-, Portfolio- und Projektmanagement“ im Refera tfür Personal-, Organisations- und IT-Management die Arbeit aufgenommen. Sie ist verantwortlich für die strategische Planung der einzelnen Projektschritte, die Portfolioplanung und die Steuerung der Umsetzung.
Die Leitung der Stabstelle übernimmt Carolin Leopold, die bisher im Amt für Organisations- und Personalentwicklung als Sachgebietsleiterin tätig war. Bereits dort war sie mit ihrem Team für Verwaltungsdigitalisierung, Projektmanagement und die Digitalisierung von Arbeitsprozessen verantwortlich. Ein Teil des Sachgebiets wechselt nun zur neuen Stabsstelle und wird dort im Projektverlauf personell weiter verstärkt. Die Verwaltungsdigitalisierung wechselt ins Amt für Informations- und Datensicherheit, um hier Schnittstellen zu minimieren und die Arbeit effektiver zu machen. Durch die Bündelung der Bereiche Strategie, Portfolio- und Projektmanagement und Changemanagement soll in diesem Bereich ein optimales Zusammenspiel gewährleistet werden.
Die Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung soll weiter vorangebracht, Verwaltungsabläufe weiter digitalisiert und Routinetätigkeiten automatisiert werden. In der Verwaltung soll weitgehend auf Papier verzichtet und stattdessen mit elektronischen Akten gearbeitet werden, wie dies bereits in einigen Ämtern der Fall ist. Wichtige Grundlage ist dabei die Einführung eines Datenmanagements, für alle Bereiche der Verwaltung.
Ein bei der Stadtspitze angesiedeltes Steuerungsgremium wird die einzelnen Projekte priorisieren, beispielsweise anhand vorliegender gesetzlicher Verpflichtungen, erwarteter Effizienzsteigerungen oder ihrer Langlebigkeit.
Derzeit läuft ein Projekt „Qualifizierter Telefonservice“, das, sobald es abgeschlossen ist, eine zentrale Anlaufstelle zu allen Fragen und Themen der Stadtverwaltung bietet. Hierzu müssen viele Akteure bei der Stadt in die Projektarbeit eingebunden, neue digitale Arbeitsabläufe und eine zentrale Wissensdatenbank erstellt werden. Ein weiteres Beispiel ist der Aufbau des Welcome Centers für ausländische Fachkräfte. Auch hier müssen zunächst viele Planungen und Arbeiten im Hintergrund laufen, bevor das Projekt eine Außenwirkung entfalten kann.
Quelle: Die Erstellung des Artikels erfolgte unter Verwendung einer Pressemitteilung der Stadt Ingolstadt.
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